Politique de Confidentialité

La présente politique explique comment Les Granges du Tilleul collecte et utilise les données à caractère personnel des visiteurs, des personnes qui prennent contact et des personnes qui demandent la réservation de la salle.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

• Nom commercial : Les Granges du Tilleul
• Dénomination légale et forme juridique : À compléter par le client
• Numéro d’entreprise / TVA : À compléter par le client
• Adresse : Rue de Jamioulx 355, 6110 Montigny-le-Tilleul, Belgique
• E-mail : bonjour@granges-tilleul.be
• Téléphone : À compléter par le client

Aucun délégué à la protection des données n’est désigné à ce stade. Toute demande relative à la vie privée peut être envoyée à l’adresse e-mail ci-dessus.

2. Données traitées, finalités et bases juridiques

Navigation, fonctionnement et sécurité du site

Le serveur peut traiter l’adresse IP, la date et l’heure de la requête, les pages demandées, le type de navigateur, les informations techniques de l’appareil et les journaux d’erreurs. Ces données servent à fournir le site, prévenir les abus, diagnostiquer les incidents et assurer sa sécurité.

Base juridique : intérêt légitime à exploiter et sécuriser le site. Conservation : durée des journaux de l’hébergeur à confirmer.

Formulaire de contact

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, nous recevons votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail et le contenu de votre message. Ces informations sont nécessaires pour répondre à votre demande, préparer une visite ou échanger au sujet d’un projet.

Base juridique : mesures précontractuelles prises à votre demande et, pour les demandes générales, intérêt légitime à répondre aux messages reçus. Dans la configuration actuelle, Contact Form 7 transmet le message par e-mail et ne l’enregistre pas dans une base de données dédiée.

Conservation proposée : pendant le traitement de la demande, puis au maximum 12 mois après le dernier échange, sauf obligation légale ou nécessité de conserver certaines informations pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits. Durée à valider par le client selon la politique de conservation retenue pour les boîtes e-mail OVHcloud.

Demandes de réservation

Le système de réservation traite les informations suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, organisation éventuelle, nombre éventuel de participants, objet de la réservation, commentaire éventuel, créneau demandé, statut de la demande et historique nécessaire à sa gestion.

Ces données servent à vérifier l’identité de contact, contrôler la disponibilité, traiter la demande, confirmer ou refuser la réservation, permettre son annulation, prévenir les doubles réservations et envoyer les messages transactionnels nécessaires.

Base juridique : mesures précontractuelles et exécution du contrat de location ; intérêt légitime à sécuriser et organiser la gestion de la salle. Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires au traitement de la demande. Sans eux, la réservation ne peut pas être gérée.

Conservation proposée : la configuration prévoit 12 mois pour les données personnelles liées aux réservations. Le client doit confirmer cette durée et valider la procédure d’effacement ou d’anonymisation avant la mise en production. Les données qui doivent être conservées plus longtemps pour satisfaire à une obligation comptable, fiscale ou probatoire sont archivées séparément pendant la durée légalement applicable.

Vérification de l’adresse e-mail et clients de confiance

Lors de la première demande, puis lorsque la précédente vérification date de plus de six mois, un lien à usage unique est envoyé pour vérifier l’adresse e-mail. Le système conserve la date de vérification et le nombre de réservations précédemment confirmées manuellement. Si l’option est activée par le gestionnaire, une demande ultérieure peut être confirmée automatiquement après le nombre de validations manuelles configuré.

Base juridique : intérêt légitime à prévenir les erreurs et abus, et à simplifier les demandes des personnes déjà connues. La première validation reste manuelle. Cette logique n’est pas utilisée à des fins de profilage commercial.

Communications

Les e-mails de vérification, de réception de demande, de confirmation, de refus ou d’annulation sont strictement liés au service demandé. Aucune inscription à une lettre d’information ni prospection commerciale n’est réalisée au moyen de ces données dans la configuration actuelle.

3. Google Agenda et Google Maps

Google Agenda

Google Agenda constitue la source de référence pour l’occupation de la salle. Les créneaux temporaires ne contiennent qu’une référence technique. Après confirmation, l’événement Google peut contenir le nom du réservant, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, le nombre de participants et l’objet de la réservation afin que le gestionnaire puisse identifier et administrer la location.

Ces informations sont traitées dans le compte Google choisi par le gestionnaire. Les règles de confidentialité de Google sont consultables sur policies.google.com/privacy.

Google Maps

La page Contact contient une carte Google Maps. Son chargement peut transmettre à Google l’adresse IP, des informations sur le navigateur et l’appareil, la page consultée et, selon la configuration de Google, lire ou déposer des traceurs.

Action avant production : la carte doit être bloquée jusqu’au consentement du visiteur au moyen d’un gestionnaire de consentement, ou remplacée par une image statique et un lien externe.

4. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles uniquement dans la mesure nécessaire :

• au gestionnaire de la salle et aux personnes autorisées à gérer les réservations ;
• à OVH SAS (OVHcloud), 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France, pour l’hébergement mutualisé du site ; la localisation exacte du centre de données devra être confirmée dans l’espace client après activation de l’offre ;
• à OVH SAS (OVHcloud) pour l’hébergement des boîtes e-mail et le transport SMTP des messages de contact et de réservation ;
• aux prestataires techniques autorisés chargés de la maintenance et de la sécurité, soumis à des obligations de confidentialité ;
• à Google pour Google Agenda et, après consentement, Google Maps ;
• aux autorités ou conseils professionnels lorsqu’une obligation légale ou la défense de droits le justifie.

Les données ne sont ni vendues ni louées.

5. Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires internationaux, notamment Google, peuvent traiter des données dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen. Lorsque ces transferts ont lieu, ils doivent reposer sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires.

À valider avant production : type de compte Google utilisé, conditions contractuelles applicables, centre de données OVHcloud attribué et durées de conservation de la messagerie et des journaux SMTP OVHcloud.

6. Cookies et technologies similaires

Le site n’utilise actuellement aucun outil de mesure d’audience ou de publicité configuré en production.

Les paramètres du navigateur permettent également de supprimer les cookies. Le refus d’un traceur non nécessaire ne doit pas empêcher l’accès au reste du site. Une analyse finale des cookies et un lien permanent « Gérer mes préférences » devront être ajoutés après installation du gestionnaire de consentement.

7. Sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles raisonnables sont mises en œuvre pour limiter l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation des données. Elles comprennent notamment le chiffrement HTTPS, des droits d’accès limités, des liens à usage unique, des jetons stockés sous forme non directement réutilisable, la journalisation technique sans données personnelles dans les messages et la protection des identifiants Google au moyen des clés WordPress.

Aucune transmission ou conservation électronique ne peut toutefois être garantie comme totalement exempte de risque.

8. Vos droits

Selon le traitement concerné et les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander :

• l’accès à vos données et une copie ;
• la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• l’effacement de vos données ;
• la limitation du traitement ;
• l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• la portabilité des données lorsque ce droit s’applique ;
• le retrait de votre consentement, sans effet rétroactif sur les traitements déjà réalisés.

Pour exercer un droit, écrivez à bonjour@granges-tilleul.be en précisant votre demande. Une preuve d’identité peut être demandée uniquement lorsque cela est nécessaire pour éviter de communiquer des données à une mauvaise personne.

Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — contact@apd-gba.be.

9. Mineurs et données sensibles

Le service de réservation s’adresse aux personnes capables d’organiser ou de contracter une location. Il n’est pas conçu pour collecter des données d’enfants ni des données sensibles relatives, par exemple, à la santé, aux convictions ou à l’orientation. Merci de ne pas communiquer de telles informations dans les champs libres.

10. Modifications de la politique

La politique peut évoluer en fonction des services utilisés, des prestataires choisis ou de la réglementation. La date et le numéro de version figurant en tête de page permettent d’identifier la version applicable.

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Points à valider avant publication définitive

1. Identité légale, forme juridique, numéro BCE/TVA et téléphone du responsable.
2. Centre de données OVHcloud attribué et durées de conservation des boîtes e-mail et journaux SMTP OVHcloud.
3. Durée de conservation des contacts et procédure effective d’effacement des réservations.
4. Compte et conditions Google utilisés pour Agenda.
5. Gestionnaire de consentement ou remplacement de Google Maps.
6. Analyse finale des cookies sur l’environnement de production.